في كثير من الأحيان، تشعر بحاجة لتقديم نفسك أو شركتك أو مشروعك لأشخاص أو جهات معينة. ونظراً للأهمية التي تحملها المقابلات الشخصية والاجتماعات التي يمكن أن تجعل فرقًا كبيرًا في مسار حياتك المهنية، فإن القدرة على كتابة رسالة تعريفية فعالة قد تظهر ضرورية.
فهذه الرسالة هي عبارة عن مقدمة قصيرة تتضمن أساسيات الشخص وتستخدم لتعريف نفسك ونشاطاتك بطريقة جذابة ومؤثرة وأحده من أهم وأول الخطوات لإظهار مهاراتك، قادر على التوصيل بالآخر يزيد من فوز فرص
فى هذا المقال سأستعرض أبرز خطوات كتابة رسالة تعريفية ناجحة بالإضافة إلى بعض الأدوات المساعدة التى يؤدي استخدامها إلى الحصول على نتائج إيجابية.
1. أهمية كتابة رسالة تعريفية في عملية التوظيف
تسهم كتابة الرسالة التعريفية بشكل كبير في جعل ملف المتقدم للعمل يبرز بين باقي الملفات، حيث تعتبر أهمية كتابة الرسالة التعريفية واضحة في عملية التوظيف. فالرسالة التعريفية تعكس شخصية الشخص المتقدم للعمل، وتبرز خبراته ومهاراته واهتماماته ورؤيته للحياة المهنية. وبذلك يمكن للرسالة التعريفية أن تساعد في إقناع مدراء التوظيف بالمتقدم للعمل وتأثيرها على اتخاذ القرار بدعوته لإجراء مقابلة شخصية. بعبارة أخرى، تكون الرسالة التعريفية هي البوابة الأولى للتقدم للعمل، حيث يمكن التعرف عليها قبل السيرة الذاتية ولذلك فإن كتابة الرسالة التعريفية المتميزة هي من العوامل الأساسية والحاسمة للحصول على الوظيفة المرغوبة.
2. طريقة إعداد نموذج رسالة تعريفية للشركات
تحتاج الشركات إلى نموذج مثالي للرسالة التعريفية حتى تتمكن من تقديم شخصية المنظمة بشكل مفصل للمستفيدين والعملاء المحتملين. يجب على الموظفين المتخصصين في التسويق والعلاقات العامة إعداد هذا النموذج وتسويقه بشكل صحيح. يجب أن يحتوي هذا النموذج على معلومات أساسية حول الشركة مثل المهمة والرسالة والرؤية والفلسفة والهوية التجارية. كما يجب أن يتضمن النموذج الأهداف والخدمات والمنتجات التي تقدمها الشركة بالإضافة إلى تقديم سابقة الأعمال والشهادات والجوائز التي حصلت عليها الشركة. يجب أن يكون النموذج مثير للاهتمام وجذابًا وسهل القراءة والتنقل به. وعلاوة على ذلك، يجب أن يتم تصميم النموذج باستخدام الصور والخطوط والألوان المناسبة للشركة. في النهاية، يجب أن يكون النموذج هو أداة تعريفية موثوقة وتحترم المعايير المهنية المتبعة في المجال.
3. أهم عناصر الرسالة التعريفية وكيفية تحديدها
عند كتابة رسالة تعريفية لتوضيح الخبرات والمهارات يجب مراعاة العناصر الأساسية التي يجب تحديدها. ومن بين هذه العناصر هي بيان الهدف من الرسالة والمعلومات الشخصية الأساسية مثل الاسم ومعلومات الاتصال. كما يجب ذكر الخبرات السابقة والمؤهلات والشهادات التي تتناسب مع الوظيفة المتقدم لها، إلى جانب تحديد المهارات والقدرات التي يمكن للمرشح تقديمها للوظيفة. ولإعداد نموذج رسالة تعريفية للشركات يجب مراعاة أن يكون تصميم الرسالة مرّيحاً للعين وسهل الاطلاع عليه، كذلك يجب تحديد النوعية الوظيفية التي يتناسب معها هيكل الرسالة. ومن أجل ضمان انطباعات إيجابية عند تقديم الرسالة التعريفية، يجب مراجعة الصياغة واللغة المستعملة لضمان الايضاح والوضوح في التعريف باستخدام كلمات بسيطة في اطار ابداعي وتحفيزي.
4. أهمية الانطباعات الأولى عند تقديم رسالة تعريفية
تتحدث أهمية الانطباعات الأولى عند تقديم رسالة تعريفية عن تأثير الصورة الأولى التي يتبادر إلى ذهن الشخص الأول عند رؤيته لك. فالانطباع الأول تحدد بشكل كبير كيف يتعامل الآخرون معك، وخاصة في عملية التوظيف حيث تشكل رسالة التعريف مثل هذه الانطباعات الأولى. لذلك يجب أن يكون تصميم الرسالة المهاري وجذابًا، ويحتوي على معلومات واضحة ومفصلة عنك ومؤهلاتك. وبالإضافة إلى ذلك، يجب التركيز على النص والصورة والهيكل بحيث لا تظهر المحتوى بشكل فوضوي أو عشوائي. هذه النقاط ستساعد في خلق انطباع جيد ويعزز فرصة الحصول على الوظيفة المرغوبة.
5. كيفية كتابة رسالة تغطية تلائم وظيفة محددة
إذا كنت تريد الحصول على وظيفة محددة، فينبغي عليك كتابة رسالة تغطية تلائم هذه الوظيفة بشكل خاص. يجب أن تتناول هذه الرسالة الخبرات والمهارات الخاصة بك التي تتناسب مع متطلبات وظيفة محددة. يجب أن تبدأ رسالة التغطية بشكل رسمي، مثل “إلى السيد/ السيدة”، وتحيي الشخص المسؤول عن الوظيفة المطلوبة. بعد ذلك، ينبغي أن تقدم مقدمة قوية وواضحة، وتشرح بشكل واضح الحياة المهنية الخاصة بك وكيف يمكن أن تتماشى مع متطلبات الوظيفة. تخلل هذه الرسالة بعض الأمثلة التي تبرز قدراتك وخبراتك في هذا المجال. في النهاية، يجب أن تشير رسالة التغطية إلى رغبتك في المقابلة وشكر الشخص المسؤول عن وظيفة المطلوبة.
6. الأهداف والرؤية: تعريفهما وخصائصهما وأمثلة عليهما
في قسم الأهداف والرؤية في هذه المقالة، تم تعريف المصطلحين وشرح خصائصهما، حيث تأتي الرؤية كمحور أساسي يركز على المستقبل ووضع الخطط الاستراتيجية للمنظمة، فيما تؤكد الرسالة على المضمون الذي تسعى المنظمة لإيصاله لعملائها، وتدعمها الأهداف التي يتم تحديدها بناءً على توجه المنظمة ومحور عملها. وعلى ضوء ذلك، فإن كتابة الرؤية والرسالة والأهداف تشكل العوامل الأساسية لنجاح أي منظمة، وتساعد على جعلها أكثر فاعلية وتحقيق الأهداف المستهدفة. ومن أمثلة الشركات التي تعمل بشكل جيد على تحقيق رؤية ورسالة واضحتين، أكبر شركات التكنولوجيا في العالم مثل آبل وجوجل.
7. ما هي فوائد كتابة الرسالة التعريفية للشركة؟
تعتبر كتابة الرسالة التعريفية للشركة أمرًا ضروريًا ومهمًا لأنها تساعد على تحديد الهدف النهائي للشركة وتعريف اتجاهها ورسالتها للجمهور المستهدف. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الرسالة التعريفية على تحسين الانطباعات الأولى للشركة من خلال توضيح ميزاتها وفوائدها للعملاء المحتملين. ومن الأهمية بمكان أن تكون الرسالة التعريفية واضحة ومباشرة ومفهومة للقارئ بطريقة تعكس فلسفة الشركة وأسلوبها. بشكل عام، يتم استخدام الرسالة التعريفية في العديد من المناسبات مثل التوظيف وخلق حضور على الإنترنت والترويج لعلامة تجارية محددة، ومن المؤكد أنه يتعين على الشركات تقديم رسالة تعريفية واضحة لضمان نجاحها وتطويرها بالشكل الصحيح.
8. كيفية تحديد رسالة ووضع الأهداف للشركة
تعد “الرؤية والرسالة والأهداف” من الجوانب الأساسية التي يجب أن تهتم بها شركتك عند بدء عملها. ولتحديد هذه الجوانب بشكل صحيح، يجب عليك تحديد رسالة وإعداد أهداف تفصيلية تساعدك على تحقيق رؤيتك. ولتحديد الرسالة ووضع الأهداف لشركتك بشكل صحيح، عليك البدء بتحديد الأولويات وتحديد معايير شمولية لتحقيق الهدف المرجو. كما يجب أن تكون الرسالة مختصرة وواضحة، وتحتوي على الرؤية المستقبلية التي تريد تحقيقها. وبهذا الشكل يمكن للشركة تحديد مسارها وزيادة فرص نجاحها في سوق الأعمال. من خلال كتابة الرسالة التعريفية للشركة، يمكن للمستثمرين والعملاء الحاليين والمستقبليين فهم شركتك بشكل أفضل، وتعرفهم على مزياها وفوائدها وقيمها المتعلقة بالمجتمع.
9. كيفية كتابة الرؤية والرسالة وتطويرهما للشركة
تُعتبر الرؤية والرسالة من أهم العناصر الاستراتيجية التي يجب أن تُراعى في أي شركة أو مؤسسة، حيث تساعد على تحديد اتجاهات العمل والإدارة والتطوير، وتعكس هوية الشركة واهتماماتها وأهدافها في المستقبل. ولكتابة الرؤية والرسالة الناجحة يجب تحديد ماهية الشركة وذلك من خلال تحديد مهمتها ورؤيتها وتعريف الجمهور بما تقدمه من منتجات وخدمات. ويجب الالتزام بكون الرؤية واضحة ومختصرة ويمكن التحكم فيها، وتحديد الرسالة المراد إيصالها إلى العملاء والمستهلكين والموظفين. وأخيرًا يمكن تطوير الرؤية والرسالة وذلك من خلال إدخال التحديثات اللازمة ومراجعتها بصفة دورية لضمان التوافق مع متغيرات السوق والظروف الحالية.
10. دور صفحة
يعد دور صفحة الموقع الإلكتروني من أهم المراحل في كتابة الرسالة التعريفية للشركة، حيث يتم من خلالها تبيان رؤية وأهداف الشركة للزوار والعملاء المحتملين. وتلعب هذه الصفحة دورًا مهمًا في جذب العملاء بطريقة محترفة، حيث يتم إضافة معلومات مفصلة وموضوعات مثيرة للاهتمام لتحقيق أفضل النتائج. وبذلك، تكون الصفحة مؤهلة لتزويد الزوار بإجابات شاملة حول الشركة، بالإضافة إلى تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة وأبرز المزايا التي تقدمها الشركة. ومن خلال تطوير هذه الصفحة، يمكن تحفيز الزوار والمستخدمين على الاستمرار في استكشاف مزايا الشركة والتعرف عليها بشكل أفضل.